Tu correo está en la nube, pero eso no es una copia

Tener el correo en Gmail, Outlook.com o Microsoft 365 no es tener una copia de seguridad. El proveedor guarda una versión de tu buzón, la actual, y la mantiene igual en todos tus dispositivos. Si un mensaje desaparece de esa versión, porque lo borras tú, porque alguien entra en tu cuenta o porque la cierran, desaparece de todas partes. Una copia es otra cosa: una segunda versión, fuera del proveedor, que no se entera de esos cambios.

Lo explicamos con calma, porque casi todo el mundo da por hecho lo contrario.

Sincronizar no es copiar

Cuando lees el correo en el móvil y en el portátil, los dos ven lo mismo porque hablan con el mismo servidor (por IMAP, en la mayoría de los casos). Es muy cómodo y es justo lo que lo hace peligroso como copia, porque los borrados también se sincronizan. Si eliminas una carpeta en el portátil, en unos segundos ya no está en el móvil ni en la web.

El proveedor protege muy bien el servidor contra sus propios fallos: discos que se rompen, centros de datos que se caen. Lo que no hace es protegerte de lo que pasa dentro de tu cuenta. Para él, que vacíes la papelera es una orden legítima, la des tú o la dé otra persona con tu contraseña.

Cinco formas de perder correo que la nube no evita

1. Un borrado que se descubre tarde

Gmail guarda lo que va a la papelera hasta 30 días; pasado ese plazo, o si la vacías antes, el mensaje se elimina para siempre y Google dice claramente que ya no se puede recuperar. En Outlook.com el margen es algo mayor: los elementos eliminados se borran solos a los 30 días y, una vez fuera de esa carpeta, se pueden recuperar durante otros 30.

El problema es que casi nadie echa de menos un correo al día siguiente. Lo buscas meses después, cuando te piden una factura, un contrato o aquel hilo con el cliente, y para entonces ya no queda nada.

2. El cierre por inactividad

Las cuentas que no usas también caducan. Google puede borrar una cuenta personal que lleve dos años sin actividad, con todo su contenido, aunque avisa antes por correo. Microsoft va más allá en su Contrato de servicios: hay que iniciar sesión en la cuenta Microsoft al menos una vez cada dos años y, en el buzón de Outlook.com, una vez al año como mínimo. Si no, lo cierran.

Esto le pasa sobre todo a cuentas antiguas que ya no miras pero cuyo correo sí te importa: la de la carrera, la del primer trabajo, la que usabas para la familia.

3. La suspensión de la cuenta

Google puede inhabilitar una cuenta si considera que se han incumplido sus políticas, y en ese caso no puedes iniciar sesión en sus servicios, Gmail incluido. Hay un proceso de apelación, pero mientras dura no tienes tu correo, y Google avisa de que en algunos casos ni siquiera deja descargar los datos.

No hace falta haber hecho nada malo para que te toque: un bloqueo por error o una actividad rara que el sistema interpreta mal bastan para quedarte fuera unos días. O para siempre.

4. El robo de la cuenta

Quien entra en tu cuenta con tu contraseña tiene los mismos poderes que tú. Puede borrar carpetas enteras, vaciar la papelera, crear reglas que eliminan correos al llegar o cambiar la contraseña para que no vuelvas a entrar. Para el proveedor todo eso son acciones normales del titular.

Aunque recuperes la cuenta, lo que se borró durante esos días puede haber superado ya el plazo de la papelera.

5. Un equipo infectado

Si un programa malicioso toma el control de tu ordenador, también tiene a mano el cliente de correo, que está conectado a tu cuenta. Lo que borre o estropee ahí se sincroniza con el servidor igual que si lo hubieras hecho tú. La nube no distingue entre un borrado tuyo y uno que no has pedido.

Lo que dicen los propios proveedores

No es una opinión nuestra. El Contrato de servicios de Microsoft, que cubre Outlook.com, lo dice en dos sitios: «le recomendamos que realice copias de seguridad con regularidad» y «se recomienda realizar una copia de seguridad periódica de Su contenido y Sus Datos». Si quien te guarda el correo te pide que tengas tu propia copia, conviene hacerle caso.

Con Google Workspace y Microsoft 365 en empresas pasa algo parecido. El administrador puede tener herramientas de retención o de archivo, pero eso depende de cómo esté configurado cada contrato, y la idea de fondo es la misma: el proveedor mantiene el servicio en marcha y lo que haces con tus datos es cosa tuya.

Qué tiene que tener una copia de verdad

Para que una copia te saque de los cinco casos de arriba, tiene que cumplir unas pocas condiciones:

• Estar fuera del proveedor. En un disco tuyo, un NAS o un almacenamiento en la nube distinto, no en otra carpeta de la misma cuenta.
• No copiar los borrados. Si un mensaje desaparece del servidor, la copia lo conserva. Es justo lo contrario de sincronizar.
• Hacerse sola. Una copia que depende de que te acuerdes acaba teniendo meses de hueco.
• Estar en un formato que puedas abrir. Si para leerla necesitas un programa concreto que mañana puede no existir, el problema solo cambia de sitio.
• Haberla probado. Una copia que no has abierto nunca es una suposición.

La exportación manual que ofrecen los propios proveedores (Google Takeout, por ejemplo) sirve para tener una foto puntual, y está bien hacerla de vez en cuando, pero no se repite sola, y entre una y otra puede pasar cualquier cosa.

Cómo lo resolvemos en Arca

Arca Mail Backup se conecta a tu cuenta por IMAP (Gmail y Google Workspace con una contraseña de aplicación; Outlook.com, Hotmail y Microsoft 365 iniciando sesión con Microsoft; cualquier otro proveedor con servidor, usuario y contraseña) y va guardando el correo en segundo plano en el disco que elijas. Lo que se borra del servidor sigue en la copia, marcado como borrado, y lo puedes buscar y devolver a la misma cuenta: los mensajes vuelven a una carpeta nueva, sin tocar lo que ya hay.

Se guarda en archivos mbox estándar, uno por carpeta y mes, que abren Thunderbird, Apple Mail o MBox Viewer Pro sin necesidad de Arca. No hay servidor nuestro por medio, y las contraseñas se quedan en el Administrador de credenciales de Windows o en el llavero de macOS. No copia calendarios ni contactos, solo el correo.

El plan gratis cubre una cuenta copiada entera en un disco interno o externo. Con Pro puedes copiar más cuentas y guardar también en un NAS o en almacenamiento compatible con S3, como Wasabi o Backblaze B2; los detalles están en la página de precios y las dudas habituales, en las preguntas frecuentes.

La versión para Windows ya está en Microsoft Store. La de Mac está en el Mac App Store.