Cómo hacer una copia de seguridad de Gmail en tu ordenador (2026)

Para copiar Gmail en tu ordenador necesitas tres cosas: la verificación en dos pasos activada en tu cuenta de Google, una contraseña de aplicación y un programa que descargue el correo por IMAP y lo guarde en tu disco. IMAP ya viene activado en todas las cuentas personales, así que la parte de Gmail se resuelve en cinco minutos. Lo que conviene pensar un poco más es qué carpetas copiar, porque en Gmail las etiquetas no funcionan como carpetas normales y es fácil acabar con cada mensaje guardado dos o tres veces.

Si aún te preguntas para qué hace falta todo esto si el correo ya está en Google, lo contamos en Tu correo está en la nube, pero eso no es una copia.

Antes de empezar: lo que cambió en Gmail

Desde enero de 2025, Gmail ya no deja activar ni desactivar IMAP en las cuentas personales: está siempre encendido. Muchas guías antiguas te mandan a buscar ese interruptor y no lo vas a encontrar. No pasa nada, no hace falta.

Lo que sí sigue siendo obligatorio para programas que no usan el inicio de sesión de Google es la contraseña de aplicación, y para crearla necesitas la verificación en dos pasos.

Paso a paso

1. Activa la verificación en dos pasos

Entra en myaccount.google.com/security, busca «Verificación en dos pasos» y actívala. Si ya la tienes (lo normal hoy en día), pasa al siguiente punto.

Un detalle: si tu cuenta usa la verificación en dos pasos solo con llaves de seguridad, o tiene activada la Protección Avanzada, Google no ofrece contraseñas de aplicación. En cuentas de Google Workspace (las del trabajo o del colegio) depende de que el administrador lo permita.

2. Crea una contraseña de aplicación

Ve a myaccount.google.com/apppasswords, escribe un nombre que reconozcas (por ejemplo, «Copia del correo») y Google te dará un código de 16 caracteres. Cópialo en ese momento, porque no lo vuelve a mostrar.

Ojo con esto: si cambias la contraseña de tu cuenta de Google, todas las contraseñas de aplicación se revocan. Tendrás que crear otra y ponerla en el programa de copias, o las copias dejarán de hacerse.

3. Revisa el límite de tamaño de las carpetas

En Gmail, abre Configuración, «Ver todos los ajustes», pestaña «Reenvío y correo POP/IMAP». Abajo está «Límites de tamaño de carpeta». Para una copia completa tiene que estar en la opción que no limita el número de mensajes. Si alguna vez lo cambiaste para que el móvil fuera más rápido, el programa solo verá los últimos miles de mensajes de cada carpeta y la copia quedará incompleta sin avisarte.

4. Comprueba qué etiquetas se ven por IMAP

En la pestaña «Etiquetas» de la configuración, cada etiqueta tiene una casilla «Mostrar en IMAP». Una etiqueta desmarcada no existe para ningún programa externo. Para una copia completa, asegúrate de que estén marcadas al menos:

• Todos (en inglés, All Mail), que es donde está de verdad todo tu correo.
• Papelera y Spam, si quieres conservarlos.
• Las etiquetas tuyas que quieras ver luego organizadas en la copia.

5. Elige dónde vas a guardar la copia

Un disco externo es la opción más sencilla y la más segura frente a un fallo del ordenador. Calcula el espacio mirando cuánto ocupa Gmail en tu almacenamiento de Google (ten en cuenta que esa cifra incluye también Drive y Fotos) y deja margen.

6. Conecta la cuenta y lanza la primera copia

En el programa que uses, añade la cuenta de Gmail con tu dirección y la contraseña de aplicación del paso 2. Elige el destino y empieza.

La primera copia es la lenta. Google limita lo que se puede descargar por IMAP cada día (en Google Workspace, 2.500 MB diarios), así que un buzón de muchos gigas puede tardar varios días en copiarse entero. Las siguientes solo bajan lo nuevo y van rápido.

7. Comprueba que la copia está bien

No lo dejes para cuando la necesites. Busca un correo antiguo concreto, abre uno de los archivos guardados con otro programa y mira que estén las carpetas que esperabas. Si Papelera o Spam no aparecen, vuelve al paso 4.

Por qué copiar «Todos» y no cada etiqueta

En Gmail un mensaje no está «en» una carpeta: tiene etiquetas. Un correo puede llevar a la vez Recibidos, Clientes y Facturas, y por IMAP Gmail lo enseña como si estuviera en tres carpetas distintas. Si tu programa copia todas las carpetas una por una, ese mensaje se descarga y se guarda tres veces. Con años de correo, la copia puede ocupar el doble o el triple de lo necesario y tardar lo mismo de más.

La forma limpia es copiar Todos, que contiene cada mensaje una sola vez, y apuntar aparte qué etiquetas tiene cada uno. Así no se duplica nada y la copia conserva la organización.

Hay una excepción que conviene saber: Todos no incluye la Papelera ni el Spam. Si solo copias Todos, lo que esté en la papelera no entra, y justo esos suelen ser los mensajes que más se echan de menos. La Papelera merece la pena incluirla siempre. El Spam es opcional; la mayoría no lo necesita, pero de vez en cuando se cuela ahí algo legítimo.

¿Y Google Takeout?

Google Takeout exporta todo tu Gmail en un archivo .mbox. Es gratis y oficial, y sirve para tener una foto del buzón en un momento concreto. Lo que no hace es repetirse solo: cada vez tienes que pedirlo, esperar a que Google lo prepare y descargarlo. Lo que entre o se borre entre una exportación y la siguiente no queda guardado en ningún sitio.

Si ya tienes una exportación, hay dos programas nuestros que ayudan a aprovecharla, los dos para Mac y Windows. Takeout suele llegar partido en varios ZIP enormes, y Takeout Reports, que es gratis, te dice qué hay dentro (mensajes, remitentes, etiquetas, años) sin descomprimir nada ni conectarse a internet. Para leer el .mbox de Gmail, buscar en él y abrir los adjuntos sin importarlo a un cliente de correo, está MBox Viewer Pro.

Para una copia que se mantenga al día hace falta algo que trabaje por IMAP de forma automática. Las dos cosas se complementan bien.

Errores típicos

• «Usuario o contraseña incorrectos»: casi siempre es que estás usando la contraseña normal de Google en vez de la de aplicación, o que la de aplicación se revocó al cambiar la contraseña de la cuenta.
• Faltan mensajes antiguos: revisa el límite de tamaño de carpeta (paso 3).
• Falta una etiqueta entera: está desmarcada en «Mostrar en IMAP» (paso 4).
• La primera copia se para a mitad: puede ser el límite diario de descarga. Si el programa sabe retomar donde lo dejó, solo tienes que esperar.

Cómo lo hace Arca

Arca Mail Backup conecta Gmail y Google Workspace por IMAP con una contraseña de aplicación y guarda el correo en un disco de tu ordenador, interno o externo, en archivos mbox estándar (uno por carpeta y mes), junto a un manifest.json y una copia del índice. De Gmail copia «Todos» más las etiquetas, para no guardar nada dos veces. La Papelera entra por defecto y el Spam lo eliges tú. No copia calendarios ni contactos.

Las copias se hacen en segundo plano y, si algo las interrumpe, siguen donde lo dejaron. Lo que borres en Gmail se queda en la copia, marcado como borrado, y puedes buscarlo y devolverlo a la misma cuenta en una carpeta nueva. Si ya tienes una exportación de Takeout, la puedes importar gratis y buscar en ella.

El plan gratis cubre una cuenta. Con Pro puedes copiar más y guardar también en un NAS o en almacenamiento compatible con S3; lo tienes en precios.

Arca para Windows está en Microsoft Store. La versión para Mac está en el Mac App Store.