Copia de Outlook.com y Microsoft 365 sin archivos PST

Puedes hacer copia de tu correo de Outlook.com, Hotmail o Microsoft 365 sin pasar por un archivo PST: basta con un programa que se conecte a la cuenta por IMAP iniciando sesión con Microsoft y guarde el correo en tu disco en un formato abierto como mbox. El PST sigue siendo la vía oficial para exportar, pero exige Outlook de escritorio, es una exportación manual que se queda vieja al día siguiente y solo lo lee bien Outlook. Para una copia que se mantenga sola, IMAP funciona mejor.

Lo que te cubre Microsoft sin hacer nada

Antes de nada, conviene saber cuánto margen tienes si borras algo:

• Outlook.com y Hotmail: lo que va a Elementos eliminados se borra solo a los 30 días y, una vez fuera de esa carpeta, se puede recuperar durante otros 30.
• Microsoft 365 en empresas: los elementos eliminados de forma definitiva se guardan 14 días por defecto, y el administrador puede ampliarlo hasta 30.

Pasado ese plazo, el mensaje ya no está. Y eso sin contar los cierres de cuenta por inactividad o los robos de cuenta, que contamos en Tu correo está en la nube, pero eso no es una copia.

La vía clásica: exportar a PST

El PST (Personal Storage Table) es el archivo de datos de Outlook. Guarda correo, contactos y calendario en un solo archivo, y es lo que Microsoft propone para sacar una copia de tu buzón.

Según la ayuda de Microsoft, para exportar un buzón de Outlook.com necesitas Outlook de escritorio: el nuevo Outlook o el clásico en Windows (en Mac, el Outlook heredado exporta a otro formato, .olm). Añades la cuenta, exportas y el archivo contiene el correo, los contactos y el calendario hasta el día en que lo creas.

Funciona, pero como copia de seguridad tiene unos cuantos problemas:

Es manual y puntual. Cada exportación es una foto de ese día. Lo que llega o se borra después no está en el PST hasta que vuelvas a exportar, y casi nadie lo hace con regularidad.

Tiene límite de tamaño. En Outlook 2010 y posteriores, un PST se detiene por defecto en 50 GB. Se puede subir tocando el registro de Windows, pero Microsoft avisa de que el rendimiento puede bajar.

No está pensado para guardarse en red. Microsoft dice que los PST no son una forma de almacenar mensajes a largo plazo en un entorno empresarial desde una carpeta de red, y que usarlos así puede corromper el archivo si la conexión falla. Si tu idea era dejar el PST en el NAS de la oficina, no es buena idea.

Abrirlo depende de Outlook. Aunque Microsoft publica la especificación del formato, en la práctica lo abre Outlook y poco más. Incluso el nuevo Outlook para Windows, para abrir un PST, necesita tener también instalado el Outlook clásico y una cuenta con suscripción a Microsoft 365, y no funciona en la versión ARM.

Nada de esto hace que el PST sea malo. Para una mudanza o para guardar un buzón antes de cerrar una cuenta, sirve. Como copia que se mantiene al día, se queda corto.

La alternativa: IMAP con inicio de sesión de Microsoft

Outlook.com y Microsoft 365 permiten conectarse por IMAP, el mismo protocolo que usan casi todos los programas de correo. Hay un detalle importante: Microsoft está retirando la autenticación básica (usuario y contraseña a pelo) en Outlook.com, así que el programa tiene que usar el inicio de sesión moderno de Microsoft (OAuth). En la práctica, al añadir la cuenta se abre la página de Microsoft, inicias sesión allí y das permiso, y el programa no necesita guardar tu contraseña.

Con eso, un programa de copias puede descargar todo el buzón la primera vez y, a partir de ahí, solo lo nuevo, de forma automática.

Paso a paso

1. Si es una cuenta de empresa, pregunta a tu administrador. En Microsoft 365, el administrador puede tener desactivado IMAP para los usuarios. Si es así, el programa no podrá conectar por esa vía.
2. Elige dónde guardar la copia. Un disco externo es lo más sencillo. Mira cuánto ocupa tu buzón en la configuración de Outlook y deja margen.
3. Añade la cuenta en el programa de copias con la opción de Outlook.com o Microsoft 365, e inicia sesión con Microsoft cuando te lo pida. Si tienes la verificación en dos pasos, la pasarás en esa misma ventana.
4. Lanza la primera copia. Es la que más tarda, porque baja todo. Las siguientes van mucho más rápido.
5. Comprueba el resultado. Busca un correo antiguo concreto y abre alguno de los archivos con otro programa para asegurarte de que está bien.

PST frente a copia por IMAP

	Exportación a PST	Copia por IMAP en mbox
Qué necesitas	Outlook de escritorio	Un programa de copias
Frecuencia	Manual, cuando te acuerdes	Automática
Correo borrado después	No está hasta la siguiente exportación	Se conserva en la copia
Tamaño máximo	50 GB por defecto	Lo que quepa en el disco
En un NAS	Microsoft no lo recomienda	Sin problema si el programa lo admite
Quién lo abre	Sobre todo Outlook	Thunderbird, Apple Mail, lectores mbox
Contactos y calendario	Incluidos	No (solo correo)

Datos de Microsoft comprobados en octubre de 2026 en sus páginas de ayuda enlazadas arriba.

Lo de la última fila hay que decirlo claro: si necesitas guardar también contactos y calendario, el PST los incluye y una copia por IMAP no. Puedes combinar las dos cosas: copia automática del correo y una exportación de contactos y calendario de vez en cuando.

Cómo lo hace Arca

Arca Mail Backup conecta Outlook.com, Hotmail y Microsoft 365 por IMAP iniciando sesión con Microsoft, y guarda el correo en el disco que elijas en archivos mbox estándar, uno por carpeta y mes, sin ningún PST de por medio. El inicio de sesión se queda en el Administrador de credenciales de Windows, y entre tu ordenador y Microsoft no hay ningún servidor nuestro.

Lo que borres en Outlook se queda en la copia, marcado como borrado, y lo puedes buscar y devolver a la misma cuenta en una carpeta nueva. Arca copia solo el correo, no contactos ni calendarios. Para empresas que tienen IMAP bloqueado, la conexión por Microsoft Graph llegará próximamente a Pro.

El plan gratis cubre una cuenta copiada en un disco interno o externo, y con Pro puedes copiar más cuentas y guardar también en un NAS o en almacenamiento compatible con S3. Lo tienes todo en precios y en las preguntas frecuentes.

Arca para Windows está en Microsoft Store. Para Mac, está en el Mac App Store.