La regla 3-2-1 aplicada a tu correo

La regla 3-2-1 dice que tengas tres copias de tus datos, en dos soportes distintos y con una de ellas fuera de tu casa u oficina. Aplicada al correo, la primera copia es el buzón que ya tienes en Gmail, Outlook o tu hosting; las otras dos las pones tú, por ejemplo un disco externo en casa y un almacenamiento en la nube que no sea el de tu proveedor de correo.

Parece mucho para unos mensajes, pero en el buzón suelen estar las facturas, los contratos, las conversaciones con clientes y los avisos del banco de los últimos diez años. Vamos por partes.

Qué significa cada número

3 copias. El original y dos copias más. Con una sola copia, el día que falla ese disco te quedas como estabas. Con dos, puede fallar una y sigues teniendo la otra.

2 soportes distintos. Que las copias no compartan el mismo punto débil. Dos carpetas en el mismo disco duro no son dos copias: si el disco muere, se van las dos a la vez. Un disco interno y uno externo ya cuentan como soportes diferentes, y un NAS o un bucket en la nube también.

1 fuera de casa. Un incendio, una inundación o un robo se llevan todo lo que está en la misma habitación, y el portátil y el disco USB que guardas en el cajón de al lado caen juntos. Una copia en otro edificio, o en un servicio de almacenamiento en la nube, te cubre de eso.

El buzón del proveedor cuenta como copia, pero solo como una

Aquí está la trampa. Mucha gente piensa que, como el correo está «en la nube», ya tiene la parte de «fuera de casa» resuelta. Y es verdad que el servidor de Google o de Microsoft está lejos de tu salón. El problema es que ese buzón es el original, no una copia: si borras un mensaje, se borra ahí; si alguien entra en tu cuenta y vacía las carpetas, se vacían ahí; si te cierran la cuenta, desaparece entero.

Lo explicamos con más calma en Tu correo está en la nube, pero eso no es una copia. Para la regla 3-2-1, el buzón es la copia número uno y te faltan las otras dos.

Lo mismo pasa con un cliente de correo que sincroniza por IMAP, como Apple Mail, Outlook o Thunderbird. Guardan una copia local, pero es un espejo del servidor: lo que se borra arriba se borra abajo en la siguiente sincronización. Sirve para leer sin conexión, no para recuperar lo perdido.

Cómo montar el 3-2-1 de tu correo

Una forma razonable, de menos a más esfuerzo:

1. Copia 1: el buzón. Ya la tienes. No hace falta tocar nada.
2. Copia 2: un disco que controles tú. Un disco externo o un disco interno distinto del que usa el sistema. La copia tiene que ser automática, porque una copia que depende de que te acuerdes acaba haciéndose dos veces al año.
3. Copia 3: fuera de casa. Un NAS en otro sitio (la oficina, casa de un familiar) o un almacenamiento compatible con S3 como Backblaze B2, Wasabi, Cloudflare R2 o Hetzner. El almacenamiento por objetos es barato para el volumen que suele ocupar el correo y no depende de que tengas un equipo encendido en otra parte.

Si te parece demasiado, empieza por la copia 2. Pasar de una copia a dos es el salto que más protege. La tercera la añades cuando puedas.

Una copia que se borra cuando se borra el original no cuenta

Para que la copia 2 y la 3 sirvan de verdad, tienen que cumplir algo que el 3-2-1 no dice en voz alta: no pueden replicar los borrados. Si tu herramienta de copia elimina de la copia los mensajes que desaparecen del servidor, tienes tres espejos del mismo problema.

Fíjate también en el formato. Si dentro de cinco años no tienes la herramienta que hizo la copia, ¿la puedes abrir? Con un formato abierto como mbox, sí: lo leen Thunderbird, Apple Mail y muchos otros programas. En Qué es un archivo mbox contamos por qué importa.

Errores típicos

• Guardar la copia en una carpeta sincronizada sin pensar. Dropbox, OneDrive o iCloud Drive replican lo que haces en el ordenador. Si un ransomware cifra tus archivos, la versión cifrada sube a la nube. Algunos servicios guardan versiones anteriores durante un tiempo, pero eso depende de cada uno.
• Tener el disco externo siempre enchufado. Es cómodo, pero lo que afecte al ordenador puede afectar también al disco. Para la copia fuera de casa, mejor algo que no esté montado como una carpeta más.
• Usar como copia una exportación de hace dos años. Un Google Takeout de 2024 está bien como recuerdo, pero no protege el correo que ha llegado después. Comparamos las dos opciones en Google Takeout o copia automática.
• No probar nunca la restauración. Una copia que nunca has abierto es una suposición. Al menos una vez, busca un mensaje antiguo en ella y ábrelo.

¿Y en el móvil?

El móvil no cuenta como copia. Las apps de correo guardan una caché pequeña de los mensajes recientes y sincronizan con el servidor. Si quieres algo más que eso, la copia se hace desde un ordenador.

Cuánto ocupa

Menos de lo que parece. Tu proveedor te dice cuánto espacio usa tu buzón, y esa cifra, con los adjuntos incluidos, es la referencia: la copia ocupará algo parecido. Para la mayoría de buzones personales cabe de sobra en un disco externo normal, y en almacenamiento por objetos se paga por lo que ocupa, así que conviene mirar la tarifa del servicio que elijas.

Cómo encaja Arca con el 3-2-1

Arca Mail Backup se pensó con esta regla en la cabeza. Se conecta por IMAP a Gmail, Google Workspace, Outlook.com, Microsoft 365 o cualquier hosting, y copia el correo en segundo plano en archivos mbox estándar, uno por carpeta y mes, que puedes abrir sin la app. Lo que se borra en el servidor se queda en tu copia, marcado como borrado.

Con el plan gratis copias una cuenta en un disco interno o externo del ordenador, una vez al día. Esa es tu copia 2. Con Pro puedes añadir un NAS o un almacenamiento compatible con S3 (Wasabi, Backblaze B2, Cloudflare R2, Hetzner) y mandar la copia a varios destinos a la vez, que es justo la copia 3. Los meses cerrados ya no cambian, así que funcionan bien con el versionado y el Object Lock del bucket.

Arca para Windows ya está en Microsoft Store (Windows 10, versión 1809 o posterior, o Windows 11). La versión para Mac (macOS 14 o posterior) está en el Mac App Store. Arca Pro ya está a la venta en las dos tiendas. Los precios están en la página de precios.